Innovatie en organisatie in ROC, VO-scholen en PO-scholen

Permanente veranderingen en wat TriasNet Consultants daarin kan betekenen

Scholen in de beroeps- en volwassenen educatie, het voortgezet onderwijs en het primair onderwijs worden doorlopend opgeroepen om te vernieuwen en vooral om “meer” te doen. ‘Innovatie’ is politieke prioriteit en maatschappelijke noodzaak. Er komen regelmatig projectgelden ter beschikking, maar meestal moet ook “eigen” geld worden vrijgespeeld, of wacht zelfs ook een bezuiniging. Vernieuwingen moeten bovendien in de staande organisatie worden ingepast en uitgevoerd. Dit terwijl de dagelijkse zaken gewoon doorlopen en soms grote operaties zoals verhuizing, nieuwbouw of fusie aan de orde zijn. Er wordt zo een enorm beroep gedaan op de spankracht, motivatie en tijd van de mensen in de school. Men moet immers onder alle omstandigheden zorgen dat leerlingen altijd in optimale leeromstandigheden verkeren.

Kortom: scholen moeten vele projectballen tegelijk in de lucht houden. Daarbij zit het met het onderwijs en de onderwijskundige competenties in beginsel meestal wel goed. Maar aan schoolstructuur en organisatievermogen worden in deze tijden zulke hoge eisen gesteld, dat bijvoorbeeld de afstemming met de onderwijskerntaken een probleem kan worden. Dit type oorzaak van problemen wordt vaak onderschat en laat onderkend.

TriasNet Consultants verleent op unieke ‘meedenkende of meewerkende’ wijze assistentie aan (voor-)trekkers van veranderingstrajecten. Wij maken onder meer gebruik van de door ons ontwikkelde “Audit.Sec” en de eveneens door ons ontwikkelde “InnovatieMatrix” Wij kunnen daarmee niet alleen veranderingen begeleiden, maar ook initiëren, ‘duwen’ en zonodig ‘trekken’. Door onze brede inzetbaarheid, bescheiden en op de achtergrond, kunnen allerlei werkzaamheden met elkaar worden verknoopt en elkaar versterken. Zo kan winst worden geboekt, en de samenhang der dingen tot stand komen. Dubbel werk wordt voorkomen en resultaten gaan niet meteen weer verloren. Bovendien kunnen wij tijdig eventuele “gaten” bij de uitvoering ontdekken en zonodig helpen vullen. Zo komt er weer tijd beschikbaar voor het onderwijs en de leerlingen.

De VMBOschool Westhage/Haagsch Genootschap heeft de maximale projectsubsidie ontvangen in het kader van “Beleidsregel Vooruit!”, voor een brede vernieuwingsslag, gecombineerd met nieuwbouw en implementatie van de fusie van de twee scholen. De jury van de “Beleidsregel VOORUIT!” waardeerde dit plan: “De Werkende School” als één van de tien beste. Het bevestigt het succes van deze werkwijze.

Voorkomen is beter dan genezen

Grote risico’s zijn het niet zien of (moeten) laten liggen van problemen en het uitblijven van resultaten van vernieuwingsambities. Onze rol is om het management van goede interne en externe signalen te voorzien. Daarmee kunnen risico’s worden onderkend en kan adequaat – en innoverend – worden gehandeld, in ieder geval op de volgende gebieden:

• Strategie, organisatie, bestuur en management
• Consistentie en samenhang in beleid en bestuur, onderwijsinhoud en -methode
• Financiën, begroting, verantwoording

Het maken van de juiste keuzes en die consistent uitvoeren, is essentieel voor bestendig succes. Organisatorische problemen ontstaan geleidelijk, maar kunnen op de meest ongelegen momenten, bijvoorbeeld juist in tijden van externe veranderingen, opeens escaleren. Het vinden van oplossingen vergt een vaste hand en meestal wat externe hulp. Altijd en overal is de kwaliteit van de managementinformatie cruciaal om tijdig signalen te kunnen opvangen; vorm en organisatie daarvan vragen niet zelden om verbetering. Consistentie bewakend, vormt TriasNet een “vijfde poot” voor directeuren die vaak als spreekwoordelijke schapen met de 5 poten opereren. Met onze wijze van werken kunnen wij ontwikkelingen in breder kader plaatsen, de koers op alle beleidsonderdelen vasthouden, en acties met raad en daad ondersteunen. Zo kunnen directie of projectleiding, virtueel, op meer plaatsen tegelijk zijn.

Thema's

Voorbeelden van gidsconcepten of leidende thema’s in het (voortgezet) onderwijs die wat ons betreft niet uit het oog verloren kunnen worden zijn:

• het concept van een “zingevende en betekenisvolle leeromgeving”, waar de leerling – via de school – ook aansluiting krijgt op zijn leef-, leer- en (toekomstige) werkomgeving en op een realistische belevingswereld: lerend werken en werkend leren.
• een omgeving die voor scholieren ontwikkelingsruimte, rust, veiligheid en geborgenheid biedt: een “Veilige Campus” waarbinnen de betekenisvolle leeromgeving gedijt en leren vanzelf gaat of wordt geleerd als dat niet zo is.
• de plaats van de school terug in de samenleving, met goed ontworpen en onderhouden netwerken van ouders, maatschappelijke, dienstverlenende en commerciële organisaties in de regio, in relatie tot mbo (en hbo) en een toekomstige werkkring. “De Werkende School” is drijvende kracht achter de vorming van een solide omgevingsnetwerk, maar ook de motor achter onderwijsvernieuwingen en versterking van ondernemingszin.
• schoolcultuur. Goede relaties tussen leerlingen en de kwaliteit van de relatie tussen docent en leerlingen zijn klimaatbepalend. Anderzijds is de school werkgever: het personeel, in al zijn geledingen, moet, naast het verwerven van inkomen, arbeidsvreugde ervaren.

Financiën, Begroting en Verantwoording

Een specifiek aspect in elke organisatie wordt gevormd door de financieel-economische zaken. De middelen zijn altijd beperkt; eigenlijk zou er veel meer tegelijkertijd moeten kunnen. Maar er zal steeds meer rekenschap afgelegd moeten worden: niet alleen over de besteding en het resultaat van projectsubsidies, maar ook over reguliere middelen. Afstemming van het werk en de beschikbare middelen luistert nauw. Dat rekenschap een serieuze eis is, wordt onderstreept in het juryrapport bij de beoordeling van de projectplannen in het kader van “Beleidsregel Vooruit!”:

“Tot slot raadt de jury de minister aan … toegekende projecten zowel inhoudelijk als financieel te volgen en … periodiek na te gaan of zij blijven waarmaken wat zij hebben beloofd. … Laat de aanvrager vanuit de eigen verantwoordelijkheid, ‘op chique wijze’ periodiek verantwoording afleggen voor een juiste besteding van de toegekende gemeenschapsgelden en de voortgang van het project”.

Diezelfde jury constateerde dat veel aanvragers grote moeite hebben met het opstellen van een heldere en realistische begroting.

TriasNet Consultants kan u in dit domein ondersteunen en kennis intern verankeren. Drie kernvragen zijn daarbij van belang: “Wat willen we bereiken”, “Wat gaan we er voor doen” en “Wat mag het kosten”. Daarna gaat het om een goed antwoord op de vragen: “Hebben we bereikt wat we wilden bereiken”, “Hebben we gedaan wat we zouden gaan doen” en “Heeft het gekost wat was begroot?” Meer over dit laatste onderwerp vindt u in ons artikel in Public Controlling.