Toetsingsmatrix ORDK: tool, geen doel

De Toetsingsmatrix ORDK is een instrument dat primair functioneert op het niveau van opleidingen en de overkoepelende eenheid (faculteit, academie of instituut). Het is onder andere een middel om faculteitsdirectie, instituutsdirecteuren en opleidingsmanagers en diensten, gevraagd en ongevraagd, te kunnen informeren en adviseren over zaken die met name de wettigheid, kwaliteit en rechtmatigheid van de onderwijsuitvoering en bedrijfsvoering van de faculteit aangaan, om de bestaande organisatie en interne controle (AO/IC) te optimaliseren, en te adviseren omtrent risico’s in de bedrijfsvoering en in het bijzonder het voorkomen daarvan. Oogmerk is om de organisatie ‘’in control’’ te houden, eventuele risico’s bekend en beheersbaar te maken en te borgen dat de administratieve organisatie en interne controle goed en zonder lacunes functioneren. Dit zonder vernieuwende krachten op de onderscheiden werk- en bestuursniveaus aan te tasten, maar juist vernieuwingen ook te kunnen aanjagen. Aan het centrale bestuursniveau kan de Toetsingsmatrix het vertrouwen geven om controlerend bestuur om te zetten in een meer strategische besturing.

Kenmerken van de Toetsingsmatrix

De afkorting ORDK staat voor drie basiseisen aan onderwijs, onderwijsinhoud en onderwijsontwikkeling, waarop de drie modulen van de Toetsingsmatrix is gericht:

• Rechtmatigheid (het voldoen aan wettelijke regels en bekostigingsvoorwaarden);
• Doelmatigheid (eveneens een wettelijke eis);
• Kwaliteit (gericht op zowel kwaliteitsverbetering, als op accreditatie).

De Toetsingsmatrix is langs drie inhoudelijke lijnen opgebouwd die tevens uitmonden in kenbare en met de feiten overeenstemmende vastlegging in de OER:

• Inhoud van onderwijs en examens;
• (Didactische) (werk)vorm;
• Uitvoeringsprocessen.

Hierbij moet tegelijkertijd op drie aggregatieniveaus worden gedacht omdat de individuele initiële student weliswaar bekostigingsparameter is, maar de opleiding het primaire inhoudelijk-bestuurlijk aggregatieniveau waarop vele bekostigvoorwaarden aangrijpen:

• Opleiding (algemeen inhoudelijk, wettelijk en dus bestuurlijk aangrijpingspunt);
• Onderwijseenheid (object voor kwaliteitstoetsing bij accreditaties);
• Student (de belangrijkste parameter voor bekostiging).

Acht typen functies worden met de Toetsingsmatrix in balans gebracht:

• Onderwijs en onderwijsontwikkeling;
• Wederkerige informatievoorziening;
• Advies en ondersteuning;
• Naleving van wetten en interne regels;
• Managementsturing;
• Evaluatie;
• Controle en
• Verantwoording.

Hieruit volgt een aantal inzetmogelijkheden zoals bijvoorbeeld zelftoetsing van nieuwe initiatieven, bijstelling van haperende uitvoeringsprocessen, early warning system voor actualisatie van interne regels zoals OER, communicatiemiddel met andere bedrijfsonderdelen van de instelling, en maatschappelijke verantwoording.

Tot slot zijn er drie bestuursjuridische niveaus van het speelveld te onderscheiden:

• Centraal niveau;
• Facultair niveau (soms nog een subniveau daarbinnen);
• Opleidingsniveau.

Cyclisch taakverlichtend proces

De digitale Toetsingsmatrix wordt, met gebruiksaanwijzing, op een bepaald moment van de besturingscyclus aan de opleidingsmanager gezonden. Invulling, aanvulling en controle, en begeleiding, waardering en bestuurlijke afronding, volgen een tevoren op de bestuursorganisatie van de instelling toegesneden patroon. Het matrixbestand wordt als estafettestokje doorgegeven. Mits goed ingepland, kunnen alle stappen binnen circa zes weken worden gezet. De reguliere werkzaamheden tijdens het uitrollen van de Toetsingsmatrix vinden normaal doorgang. Dit patroon wordt in bepaalde regelmaat herhaald, waarbij van belang is dat de matrix steeds is aangesloten op de geldende wet- en regelgeving èn de intern geldende regelingen en procedures.

De sequentie kan volledig worden aangesloten op het reguliere managementproces en de verantwoordelijkheden zoals die binnen de instelling zijn belegd in interne reglementen en procesbeschrijvingen zoals bestuursreglement, onderwijs- en examenregeling (OER) en administratieve organisatie. Er wordt geborgd dat alle relevante interne deskundigheden zijn betrokken, al zal het goed zijn als voor bepaalde interpretatievragen externe deskundigheid wordt ingeroepen.

De gehele beleidscyclus is afgedekt, maar het accent verschuift van reparaties achteraf, naar zelfcontrole en informatie, advies en ondersteuning voordat er problemen ontstaan. Colleges van bestuur en raden van toezicht kunnen hierdoor veel strategischer gaan opereren.

Neem contact met ons op voor een oriënterend gesprek.